Esperto in Amministrazione, Procurement, Trasparenza e Risorse Umane

Amministrazione-Amministrazione - contabilità

Descrizione

OBIETTIVO: 

La figura ricercata dovrà unire solida conoscenza teorica ed esperienza pratica delle mansioni afferenti al settore amministrativo in generale, con particolare focus alla gestione dei budget delle iniziative di cooperazione, degli acquisti (procurement), delle risorse umane e degli adempimenti normativi relativi alla trasparenza di iniziative di cooperazione allo sviluppo, oltre a fornire un supporto al funzionamento della sede estera. La figura deve garantire l’efficienza operativa, il rispetto delle normative di riferimento e la gestione ottimale delle risorse, lavorando in stretta collaborazione con le diverse aree.

MANSIONI:

In stretto coordinamento e, comunque, sotto la supervisione del Titolare della sede, dovrà svolgere i seguenti incarichi, in relazione ad uno o più Programma/Progetti di cooperazione e al Funzionamento della sede:

Amministrazione e Procurement:

• - istruire ed elaborare gli atti amministrativi necessari per la corretta gestione dei Programmi/Progetti di competenza e del funzionamento della sede;
• - collaborare alla istruttoria ed alla redazione di accordi e contratti nell’ambito dei Programmi/Progetti di competenza;
• - istruire e predispone gli atti di pagamento relativi ai Programmi/Progetti di competenza e del funzionamento della sede;
• - garantire una adeguata collaborazione con le controparti locali nella preparazione e gestione delle procedure d’appalto (gare relative all’importazione di beni e contrattazione di servizi) nell’ambito delle iniziative e predisposizione della documentazione prevista in tutte le fasi di procurement (elaborazione dei capitolati di gara, partecipazione ai comitati d’acquisto, predisposizione dei contratti, pagamenti ecc.).
• - collaborare alla corretta amministrazione e gestione dei fondi dei Programmi/Progetti di competenza;
• - collaborare, per quanto di competenza, alla redazione dei documenti tecnici di Progetto (piani, operativi, varianti, proposte di finanziamento, ecc.);
• - controllare i piani finanziari e verificare i rendiconti, intermedi e finali, predisposti dai Partner di Programma/Progetto o nell’ambito di iniziative bilaterali;
• - collaborare alla corretta gestione dei beni acquistati nell’ambito dei Programmi/Progetti di competenza fornendo assistenza nei processi di donazione;
• - effettuare visite periodiche nelle aree di intervento per lo svolgimento di attività di monitoraggio e/o per acquisire informazioni ed elementi utili allo svolgimento delle attività di competenza;
• - supportare le controparti nella preparazione della documentazione necessaria alla corretta rendicontazione delle iniziative a gestione diretta;
• - prestare assistenza ed assicurare il coordinamento con i competenti Uffici della VDA di AICS Roma;
• - partecipare ad incontri, riunioni, altre iniziative comunque collegate e/o inerenti ai Programmi/Progetti di competenza;

Trasparenza, Privacy, Anticorruzione:

• - Assumere il ruolo di coordinatore/focal point delle azioni riguardanti la Trasparenza, Privacy, Anticorruzione, con particolare riferimento al Portale Amministrazione Trasparente (PAT), nello specifico: capacity building allo staff amministrativo, aggiornamento delle varie sezioni del Portale PAT, garantire il costante flusso di comunicazione con i competenti Uffici di AICS Roma;
• - Pubblicare e aggiornare i dei dati obbligatori sul sito istituzionale;
• - Monitorare il rispetto degli obblighi normativi in materia di anticorruzione e trasparenza;
• - Supportare il Manager amministrativo di sede nel processo di digitalizzazione dell’archivio cartaceo della Sede estera, garantendo che vengano rispettati i principi inclusi nel Manuale per l’implementazione degli obblighi di pubblicazione e trasparenza;

Risorse Umane:

• - In stretto coordinamento con il Manager Amministrativo di sede, fornire supporto e assistenza nei processi di reclutamento del personale, inclusa la preparazione dei bandi, lo scrutinio della documentazione, la verifica di ammissibilità e il colloquio dei candidati;
• - Supportare il Manager Amministrativo e il Titolare di Sede nella gestione amministrativa delle Risorse Umane della sede estera (contrattualistica, gestione ferie, permessi, malattie, welfare aziendale, assicurazioni, ecc.).
• - Collaborare con la direzione per la pianificazione strategica delle risorse umane.
• - Svolgere ogni ulteriore attività esigibile in relazione alla qualifica posseduta ritenuta necessaria dal Titolare della sede.